Sebenarnya berapa sih harga yang pantas untuk sebuah software/sistem informasi sekolah? 5 juta, 10 juta, 20 juta, 100 juta? mengapa banyak sekolah yang berkomentar betapa mahalnya sistem informasi sekolah (meskipun ada yang menawarkan dengan harga 1 jutaaan)? Di sisi lain, sekolah tersebut sanggup membangun tembok sekolah megah dengan biaya mencapai puluhan bahkan ratusan juta rupiah? Tulisan kali ini akan mencoba mengupas bagaimana dampak sistem informasi sekolah dilihat dari sisi biaya dan cost operasional sekolah.

Saya ingin mengambil satu studi kasus sederhana yang umumnya terjadi di sekolah. Misalkan tentang pembuatan raport. Pembuatan raport di mulai dari perhitungan nilai-nilai yang disetor oleh masing-masing guru pengampu bidang studi. Selanjutnya oleh wali kelas, dilakukan rekap yang akhirnya menjadi sebuah raport.

Saya masih ingat waktu jaman masih kuliah. Saya tinggal di sebuah kost-kostan di mana putra ibu kost juga seorang guru. Saat raport-an, ia membawa pulang pekerjaan membuat raport. Ia membawa setumpuk raport dan dokumen-dokumen lain. Lalu dimulailah proses pembuatan raport. Anggaplah proses tersebut ia selesaikan dalam waktu 4-5 hari kerja. Nah, sekarang mari kita hitung berapa biaya pembuatan raport.

Anggaplah, gaji guru tersebut 2 juta (22 hari kerja). Karena waktu pembuatan raport memakan waktu 5 hari, maka guru tersebut ‘menyumbang’ kurang lebih 450 ribu untuk pembuatan raport. Ini belum dihitung dengan cost tak terduga lain seperti biaya foto copy, mie instan atau kopi untuk menemani selama pembuatan rapot. Bagaimanapun itu cost tak terlihat yang harus ditanggung oleh pribadi guru. Baiklah agar lebih mendramatisir kita totalkan menjadi500 ribu rupiah. Jika di sekolah tersebut terdapat 20 rombongan belajar maka dapat dipastikan ada pengeluaran sebesar 10.ooo.ooo (Sepuluh juta rupiah)!!! hanya untuk membuat raport. Mari kita perjelas dengan matrik perhitungan berikut:

• ‘Sumbangan’ dari per guru: Rp 500.000,-
• Jumlah rombongan belajar: 20 kelas
• Biaya raport per semester: 10.000.000 (Sepuluh juta)
• Biaya raport per tahun: 20.000.000 (Dua puluh juta)
• Biaya raport dalam 5 tahun: 100.000.000 (Seratus juta)

Ini belum dihitung dengan biaya psikologi yang harus ditanggung bapak/ibu guru. Seperti contoh, anak ibu kost saya yang seorang guru tersebut (kebetulan istrinya dan anaknya juga tinggal di komplek kost-kostan tersebut). Saat ia mulai mengerjakan raport, anaknya tidak boleh mendekat. Ia harus konsentrasi menyelesaikan pekerjaan tersebut. Istri dan anaknya harus rela menunggu waktu untuk bercengkrama. Belum lagi tingkat stress yang mungkin naik.

Biaya-biaya tersebut hanya ditinjau dari sisi perhitungan raport. Belum proses-proses sebelumnya seperti membuat ledger nilai dan sebagainya. Wah, bisa dihitung berapa total biaya yang harus dikeluarkan untuk mengurusi masalah nilai saja.

Andai saja itu diinvestasikan ke sistem informasi sekolah (ambil saja software akademik sekolah), perhitungan-perhitungan nilai tidak perlu berproses sedemikian rumitnya. Beban dari guru-guru juga berkurang. Toh, jika guru pandai sekali dalam berhitung nilai tidak akan mempengaruhi kompetensi beliau.

Di sisi lain, secara keseluruhan, sekolah juga dapat berkonsentrasi terhadap pengembangan mutu pendidikan. Tidak melulu sibuk mengurusi hal-hal administratif.

Investasi sistem informasi sekolah hanya sekali, namun dampaknya akan dirasakan bertahun-tahun. Artinya, akan terjadi penghematan bertahun-tahun. Jadi, kesimpulannya. Investasi sistem informasi sekolah sangat menguntungkan dan tidak berbiaya. Mau coba?

Sumber : Wiwit Siswoutomo, http://www.sekolahunggul.com