Sebenarnya berapa sih harga yang pantas untuk sebuah software/sistem informasi sekolah? 5 juta, 10 juta, 20 juta, 100 juta? mengapa banyak sekolah yang berkomentar betapa mahalnya sistem informasi sekolah (meskipun ada yang menawarkan dengan harga 1 jutaaan)? Di sisi lain, sekolah tersebut sanggup membangun tembok sekolah megah dengan biaya mencapai puluhan bahkan ratusan juta rupiah? Tulisan kali ini akan mencoba mengupas bagaimana dampak sistem informasi sekolah dilihat dari sisi biaya dan cost operasional sekolah.

Saya ingin mengambil satu studi kasus sederhana yang umumnya terjadi di sekolah. Misalkan tentang pembuatan raport. Pembuatan raport di mulai dari perhitungan nilai-nilai yang disetor oleh masing-masing guru pengampu bidang studi. Selanjutnya oleh wali kelas, dilakukan rekap yang akhirnya menjadi sebuah raport.

Saya masih ingat waktu jaman masih kuliah. Saya tinggal di sebuah kost-kostan di mana putra ibu kost juga seorang guru. Saat raport-an, ia membawa pulang pekerjaan membuat raport. Ia membawa setumpuk raport dan dokumen-dokumen lain. Lalu dimulailah proses pembuatan raport. Anggaplah proses tersebut ia selesaikan dalam waktu 4-5 hari kerja. Nah, sekarang mari kita hitung berapa biaya pembuatan raport.

Anggaplah, gaji guru tersebut 2 juta (22 hari kerja). Karena waktu pembuatan raport memakan waktu 5 hari, maka guru tersebut ‘menyumbang’ kurang lebih 450 ribu untuk pembuatan raport. Ini belum dihitung dengan cost tak terduga lain seperti biaya foto copy, mie instan atau kopi untuk menemani selama pembuatan rapot. Bagaimanapun itu cost tak terlihat yang harus ditanggung oleh pribadi guru. Baiklah agar lebih mendramatisir kita totalkan menjadi500 ribu rupiah. Jika di sekolah tersebut terdapat 20 rombongan belajar maka dapat dipastikan ada pengeluaran sebesar 10.ooo.ooo (Sepuluh juta rupiah)!!! hanya untuk membuat raport. Mari kita perjelas dengan matrik perhitungan berikut:

• ‘Sumbangan’ dari per guru: Rp 500.000,-
• Jumlah rombongan belajar: 20 kelas
• Biaya raport per semester: 10.000.000 (Sepuluh juta)
• Biaya raport per tahun: 20.000.000 (Dua puluh juta)
• Biaya raport dalam 5 tahun: 100.000.000 (Seratus juta)

Ini belum dihitung dengan biaya psikologi yang harus ditanggung bapak/ibu guru. Seperti contoh, anak ibu kost saya yang seorang guru tersebut (kebetulan istrinya dan anaknya juga tinggal di komplek kost-kostan tersebut). Saat ia mulai mengerjakan raport, anaknya tidak boleh mendekat. Ia harus konsentrasi menyelesaikan pekerjaan tersebut. Istri dan anaknya harus rela menunggu waktu untuk bercengkrama. Belum lagi tingkat stress yang mungkin naik.

Biaya-biaya tersebut hanya ditinjau dari sisi perhitungan raport. Belum proses-proses sebelumnya seperti membuat ledger nilai dan sebagainya. Wah, bisa dihitung berapa total biaya yang harus dikeluarkan untuk mengurusi masalah nilai saja.

Andai saja itu diinvestasikan ke sistem informasi sekolah (ambil saja software akademik sekolah), perhitungan-perhitungan nilai tidak perlu berproses sedemikian rumitnya. Beban dari guru-guru juga berkurang. Toh, jika guru pandai sekali dalam berhitung nilai tidak akan mempengaruhi kompetensi beliau.

Di sisi lain, secara keseluruhan, sekolah juga dapat berkonsentrasi terhadap pengembangan mutu pendidikan. Tidak melulu sibuk mengurusi hal-hal administratif.

Investasi sistem informasi sekolah hanya sekali, namun dampaknya akan dirasakan bertahun-tahun. Artinya, akan terjadi penghematan bertahun-tahun. Jadi, kesimpulannya. Investasi sistem informasi sekolah sangat menguntungkan dan tidak berbiaya. Mau coba?

Sumber : Wiwit Siswoutomo, http://www.sekolahunggul.com

Mengimplementasikan sebuah sistem informasi di sekolah bukanlah seperti pekerjaan membalik sebuah telapak tangan. Menilik kata “sistem” saja sudah terbayang kerumitan proses yang akan terjadi. Sistem bukanlah sebuah sepenggal bagian yang terpisah dari bagian lain. Menilik wikipedia, sistem berarti kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak.

Kalau kita kaitkan dengan topik pembicaraan, saat kita mengimplementasikan sebuah sistem informasi sekolah berarti ada bagian lain yang akan berpengaruh, misalkan bagian akademik, keuangan, tata usaha, dan sebagainya. Kita tidak dapat mengabaikan atau menutup mata bagaimana pengaruh yang akan terjadi terhadap proses-proses yang biasa ada di bagian-bagian lain tersebut. Banyak sekali kegagalan-kegagalan implementasi sistem yang terjadi diakibatkan tidak terakomodirnya proses-proses ‘ritual’ yang biasa ada. Contohnya, banyak guru di suatu sekolah yang biasa menyelesaikan penilaian ulangan harian di rumah.  Saat di sekolah, mereka menyetorkan laporan dalam format Ms Excel. Jika sistem informasi sekolah yang dibangun tidak mengakomodir kebiasaan ini, bisa menimbulkan anti pati dari para guru. Mereka terpaksa memasukkan nilai dengan dua kali kerja.

Ketidakjelian mendeteksi budaya sekolah menyumbangkan faktor kegagalan terbesar dalam proses implementasi sistem informasi sekolah. Jika ia secara tiba-tiba ‘datang’ akan menimbulkan reaksi psikologi yang cukup keras. Apalagi jika prosedur didalamnya tidak bersahabat dengan ‘ritual’ yang ada. Ia seperti ‘bahasa asing’ yang tidak bisa dipahami oleh budaya lokal. Lalu bagaimana ia bisa sukses dalam kondisi seperti ini?

Untuk bisa sukses mengimplementasi sistem informasi di sekolah, ada 3 pilar utama yang harus diperhatikan:

• Aturan
• Sumber Daya Manusia (SDM)
• Teknologi

Tiga pilar tersebut mutlak mendapatkan perhatian. Ketidaknyambungan satu pilar saja membuat tidak optimalnya implementasi sistem informasi di sekolah.

Aturan

Saya tidak akan berpanjang lebar menjelaskan definisi aturan di sini. Saya kira kita semua sudah mengetahui apa yang dimaksud dengan aturan. Ya, ini adalah aturan yang ada di sekolah. Yang terpenting adalah, bagaimana sebuah aturan bisa menyumbangkan kegagalan dalam implementasi sistem informasi? Ada sebuah contoh pengalaman pada waktu menangani sebuah perguruan tinggi di Jogjakarta. Saat ini dosen-dosen beragam menafsirkan nilai ujian. Ada dosen yang memberi nilai A+ untuk nilai 4 bulat, tetapi banyak dosen yang menganggap tidak ada nilai A+ (4 cukup diwakili dengan A, sehingga yang kurang dari 4 diberi nilai A-). Perbedaan penafsiran seperti ini menimbulkan ketidakpastian dan ini berpengaruh pada bagian lain (misalnya yang membuat transkrip nilai menjadi pusing).

Ketidakjelasan aturan menyumbangkan point yang cukup signifikan pada kegagalan proses implementasi sistem informasi sekolah. Ia menimbulkan ketidakpastian di bagian-bagian yang terkait. Dan tentu saja, sistem yang akan diimplementasikan di bagian-bagian lainpun akan menjadi kacau juga. Oleh sebab itu, pilar aturan ini haruslah sudah fix sebelum sistem informasi diimplementasikan.

Kebanyakan, ketidakbakuan aturan ini ditemukan pada saat implementasi sistem informasi sekolah. Ada kesimpangsiuran aturan yang bisa diatasi ada yang tidak. Ketidakbakuan itu bisa diatasi dengan membuat pola dari ketidakaturan tersebut. Jika pola itu sudah ketemu, maka ia haruslah dibakuan menjadi sebuah aturan. Dengan demikian masalah bisa diatas.

Sumber Daya Manusia

Manusia adalah elemen utama yang menjalan sistem. Jadi atau tidak, berjalan atau tidak sangat tergantung pada manusia yang menjalankan. Sebagus apapun sebuah sistem informasi yang dibuat, tidak dapat berjalan dengan sukses jika tidak ada didukung oleh kesungguhan dari insan-insan yang terlibat.

Berbicara dengan tentang sumber daya manusia, tentu akan melibatkan hal-hal seperti faktor psikologi ataupun kultur yang ada. Tantangannya adalah apakah sistem informasi yang akan diimplementasikan diikuti dengan perombakan budaya ataukah sistem informasi mengikuti (adaptable)  budaya. Atau kompromi dari keduanya?

Teknologi

Pilar terakhir adalah teknologi itu sendiri. Saat kedua pilar yang lain sangat mendukung (bahkan menghendaki) adanya sistem informasi, apakah teknologi itu mampu menghadirkan solusi yang handal bagi sekolah tersebut? Apakah teknologi tersebut mampu mengakomodir kepentingan sekolah?

Saat ini ada banyak teknologi. Pemilihan teknologi yang pas untuk sekolah juga merupakan suatu tantangan tersendiri. Para pakar menyebutkan teknologi yang dipilih adalah teknologi yang ‘right size‘. Ya, teknologi yang berukuran tepat untuk sekolah. Misalkan dari segi biaya. Sekolah bisa memilih teknologi yang bisa pas di anggaran sekolah tanpa harus mengorbankan anggaran lain yang sama urgentnya. Tentang detil pemilihan teknologi, kita akan bahas secara rinci di beberapa artikel ke depan.

Semoga bermanfaat.

Sumber : Wiwit Siswoutomo, http://www.sekolahunggul.com